Novità sulla tracciabilità delle spese di trasferta e di rappresentanza – Legge di Bilancio 2025

A partire dal 1° gennaio 2025, per tutte le imprese entreranno in vigore nuove regole in materia di tracciabilità delle spese di trasferta e di rappresentanza, introdotte dalla Legge di Bilancio 2025.

Di seguito, le principali novità da considerare per la gestione e la deducibilità di queste spese:
Obbligo di tracciabilità dei pagamenti
Per tutte le imprese commerciali – al momento restano esclusi dalla normativa i professionisti e i lavoratori autonomi - tutte le spese di trasferta (vitto, alloggio, viaggio, trasporti con taxi o Noleggi con conducente) e quelle di rappresentanza devono essere pagate con strumenti tracciabili (bonifico bancario, carta di credito/debito, ecc.) per poter essere:
- Dedotte dal reddito d’impresa;
- Escluse dal reddito imponibile dei dipendenti o collaboratori

Decorrenza
Le nuove disposizioni saranno applicabili dal periodo d’imposta 2025 e avranno effetto a partire dalla dichiarazione dei redditi 2026.

Spese di trasferta
Per quanto riguarda le spese di trasferta sostenute dai dipendenti è previsto che i rimborsi per vitto, alloggio, trasporto e viaggio (compresi taxi e noleggi con conducente):
- non concorrano a formare il reddito per il dipendente,
- siano deducibili ai fini delle imposte e dell’IRAP dall’impresa che le ha sostenute, solo nel caso in cui siano sostenute dal dipendente con sistemi tracciabili.

Stesso discorso vale per il sostenimento delle spese di trasferta da parte di collaboratori e lavoratori autonomi che ri-addebitano alle imprese committenti le spese sostenute durante le trasferte.

Spese di rappresentanza e omaggi
Le spese di rappresentanza e gli omaggi saranno deducibili solo se pagati con strumenti tracciabili e nel rispetto dei limiti già previsti. ad esempio l’art 108 c.2 del TUIR prevede che le spese di rappresentanza sia deducibili nella misura pari a 1,5% dei ricavi fino a 10 milioni di euro, allo 0,6% per la parte dei ricavi eccedente i 10 milioni di euro e fino a 15 milioni di euro e allo 0,4% per i ricavi eccedenti i 15 milioni di euro.Strumenti di pagamento ammessi

I metodi di pagamento consentiti includono:

- Bonifici bancari o postali;

- Carte di credito, debito o sistemi equivalenti;

- App di pagamento che garantiscano tracciabilità e identificazione dell’autore.

Cosa fare per adeguarsi?
Per evitare problemi in sede di dichiarazione dei redditi è perciò importante:

1. Verificare che tutte le spese soggette a deducibilità siano pagate con strumenti tracciabili anche per le imprese in contabilità semplificata.

2. Conservare la documentazione a supporto dei pagamenti (ricevute POS, estratti conto, ecc.).

3. Contattare i vostri consulenti in Unaservizi per ulteriori chiarimenti o per adeguare i processi aziendali alle nuove regole.